Настоящата статия съдържа подробни указания как да регистрираме ЕООД сами, използвайки електронен подпис. Всичко изложено е валидно към 2023 г.
Първо трябва да решим какъв тип фирма искаме. В България основната част от дружествата са ООД или ЕООД. Много рядко се регистрират еднолични търговци (ЕТ) и акционерни дружества (АД). В този материал се спираме единствено на ЕООД, тъй като съгласно статистиката на Агенция по вписвания, близо 95% от новорегистрираните търговци са ООД/ЕООД, а около 82% от тях са ЕООД. Повече статистика и информация за избора на правна форма може да намерите в Каква правна форма да използваме за своята нова фирма? ЕООД, ООД или ЕТ?
Можем ли сами? Нужна ли ни е помощ от консултант?
Регистрацията не е сложна, но изисква определено усилие. Ако сме решили да регистрираме еднолично дружество (ЕООД), в което има един единствен собственик и управител, принципно няма причина да търсим консултанти, да обмисляме специални клаузи в учредителния акт на фирмата и т.н. Би било полезно да направим предварителна консултация със счетоводител. При регистрация на ООД е възможно да има повече подводни камъни и е удачно да се ползва консултантска услуга за регистрация на фирма. Също така, ако не притежаваме електронен подпис, ние нямаме сметка от цялото занимание и е по-добре да ангажираме консултант (виж т. "Б" по-долу - "Пари").
Какво ще ни бъде нужно?
а) Електронен подпис. Електронният подпис следва да се инсталира и настрои. За работа със системата на Търговския регистър е добре да ползваме по-нова версия на Windows от „8”, тъй като по-старите версии на операционната система често не са съвместими и изискват специални настройки, за което вероятно ще ни потрябва специалист. След като успешно инсталираме подписа, преди да пристъпим към регистрацията, е препоръчително да го тестваме, за да сме сигурни че работи безпроблемно. Електронният подпис се издава на името на лицето, което ще е и управител. В случай, че управителите са двама, може да се използва подписа на което и да е от тези лица, стига в заявлението да бъде маркирано, че те представляват Дружеството ПООТДЕЛНО или ЗАЕДНО И ПООТДЕЛНО. Ако е избрана опцията „ЗАЕДНО”, е възможно да получим отказ, ако документите не са подписани и от двамата управители.
б) Пари. Общо: 81 – 106 лв. Държавната такса за разглеждане на заявление, подадено с електронен подпис е 55 лв., а заявленията, депозирани на хартия се обработват след заплащане на държавна такса от 110 лв. (при подаване по електронен път, заявителите ползват 50% отстъпка от държавната такса). Ако не разполагаме с електронен подпис, няма да ползваме отстъпката. Обикновено повече от половината от възнагражденията на консултантите се формират от отстъпката за подаване по електронен път директно в системата. Те се ангажират и със сканирането, именуването, организирането и качването на документацията в системата на Търговския регистър. Освен тези 55 лв., ще заплатим 6 лв. при нотариуса и между 20 и 45 лв. банкови такси, в зависимост от банката (общо - 81 – 106 лв.)
в) Образци на нужните документи. Актуални образци може да открием на сайта на Търговския регистър, в съответната секция. Това обикновено са бланкови документи, за които може да прочетем повече в Какви документи са ни нужни за регистрация на ЕООД. В мрежата обикновено могат да се намерят множество образци, но следва да проверим дали те са актуални (свържете се с нас в случай, че изпитвате затруднения – ще ви изпратим образци).
г) Офис – техника. След попълването на образците с имена, ЕГН-та и други данни за фирмата (адрес, капитал и предмет на дейност), документите се принтират, разписват и сканират.
Какви са действията, които следва да предприемем?
а) Внасяне на капитала в банка. Нужно е да удостоверим пред Търговския регистър, че сме внесли капитала на фирмата. Затова, с по един екземпляр на учредителния акт (с личните данни) и учредителния протокол посещаваме банка, където ще открием набирателна сметка на името на все още несъществуващото дружество. По нея ще внесем капитала, а вносната бележка следва да запазим, тъй като тя е нашето доказателство за внесения капитал – тя също следва да се заснеме или сканира и да се приложи към документите за Търговския регистър. В банката ще попълним на ръка множество въпросници и декларации, които се променят толкова често, че няма как да напишем каквото и да било за тях. Банковите такси за откриване на набирателна сметка варират между 20 и 45 лв. към 2023 г.
б) Посещение при нотариус. Една от декларациите, които управителят на дружеството ще подпише, следва да се завери пред нотариус. Тя представлява съгласие той да управлява дружеството и съдържа два подписа, които служат за образци и показват по какъв начин се подписва лицето. Нотариалната такса е в размер на 6 лв.
в) Заплащане на държавната такса. Таксата от 55 лв. се заплаща по сметка в Токуда банк:
Титуляр: Търговски регистър и регистър на ЮЛНЦ
BG36CREX92603114549401
Основание: Заявление А4 за регистрация на (името на фирмата) ЕООД
Наредител обикнковено е управителят, а ако е друго лице – следва да се уверим, че името на фирмата е въведено в някое от полетата. Платежното се добавя към файловете, подготвени за качване в системата.
г) Сканиране на документите. Всички документи следва да се сканират. Това са:
- Учредителният протокол;
- Учредителният акт се подготвя в два екземпляра: със и без лични данни. Следва да сканираме и двата варианта ако искаме личните ни данни да не се виждат в публичната секция на Търговския регистър.
- Нотариално заверената декларация-съгласие и образец от саморъчен подпис на управителя;
- Декларация по чл. 141, ал. 8 от Търговския закон;
- Декларация по чл. 142 от Търговския закон;
- Декларация по чл. 13, ал. 4 от ЗТРЮЛНЦ;
- Документа за внесената държавна такса (55 лв.);
- Документа за внесения в банка капитал.
Следва да оформим всичко в множество PDF-файлове – така че всеки документ да представлява един файл (независимо от това колко страници съдържа документа). Може да се окаже важно файловете да бъдат с малък размер (но все пак четими), тъй като системата на Търговския регистър има ограничения за големина на файловете.
д) Попълване на заявлението в Търговския регистър. Заявяването става директно през сайта на Търговския регистър, където следва да се логнем с електронния си подпис. Възможно е да се наложи да бъдат извършени и някои настройки в зависимост от операционната система. В случай на затруднения, винаги можем да се обърнем към съпорта на фирмата, която е осигурила електронния подпис.
Избираме от менютата Регистри -> Търговски регистър и регистър на ЮЛНЦ. След това избираме Група А и А4 - Заявление за вписване на обстоятелства относно дружество с ограничена отговорност. Кликваме на отметката за „Първоначално вписване”.
Попълваме данните си на заявител и избираме: търговец. След това въвеждаме името на фирмата на български език, както и на чужд език. Имената трябва да съответстват на имената, посочени в учредителния акт. Попълваме адреса чрез падащото меню. Не е нужно да попълваме адрес за кореспонденция с НАП, освен ако не искаме конкретен адрес да ни бъде за връзка с НАП и то такъв, който е различен от основания адрес. Данните за e-mail и телефонен номер също могат да бъдат оставени празни, освен ако не желаем и регистрация по ЗДДС заедно с регистрацията на фирмата. По същия начин, копираме предмета на дейност от учредителния акт на дружеството. Така изглежда един примерен предмет на дейност за фирма, която ще извършва софтуерни услуги:
РАЗРАБОТКА И ПОДДРЪЖКА НА СОФТУЕРНИ ПРОДУКТИ; ДЕЙНОСТИ В ОБЛАСТТА НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ УСЛУГИ И КОМУНИКАЦИОННИТЕ ТЕХНОЛОГИИ; ИНФОРМАЦИОННА СИГУРНОСТ; АДМИНИСТРИРАНЕ И ПОДДРЪЖКА НА КОМПЮТЪРНИ СИСТЕМИ, МРЕЖИ И ПЕРИФЕРНА ТЕХНИКА; КОНСУЛТАНТСКИ УСЛУГИ; ПОКУПКО-ПРОДАЖБА НА СТОКИ, СВЪРЗАНИ С ИНФОРМАЦИОННИТЕ ТЕХНОЛОГИИ; ИЗРАБОТКА И ПОДДРЪЖКА НА УЕБ-САЙТОВЕ И БАЗИ ДАННИ; ПОКУПКА НА СТОКИ ИЛИ ДРУГИ ВЕЩИ С ЦЕЛ ПРОДАЖБА В ПЪРВОНАЧАЛЕН, ПРЕРАБОТЕН ИЛИ ОБРАБОТЕН ВИД; ПОСРЕДНИЧЕСКА ДЕЙНОСТ, КАКТО И ВСЯКАКВА ДРУГА ДЕЙНОСТ, НЕЗАБРАНЕНА ОТ ЗАКОНА.
Важно е да сложим най-отпред онова, с което наистина се занимаваме. Можем да добавяме към него каквото преценим допълнително. Основна дейност по НКИД може да не се попълва. Тази информация се изисква в специфични случаи, при участие в различни програми например.
Имената и ЕГН на управителя се въвеждат в поле „Управител”. Ако има само един такъв, не е нужно да посочваме начин на представляване. Ако са повече – посочваме и начинът на представляване, който сме заложили в протокола за учредяване. Едноличният собственик на капитала или съдружниците също се попълват с три имена, ЕГН и гражданство – има падащо меню с държави.
Остава само да прикачим файловете, които сме си подготвили. За наше улеснение, в сайта на Търговския регистър има падащо меню, където са изброени документите – протоколи, учредителни актове, различните посочени по-горе декларации, както и документите за внесена държавна такса и капитал. Всички тези документи следва да бъдат маркирани като оригинали.
В следващата секция, системата ни пита дали желаем заедно с регистрацията на дружеството да заявим и регистрация по ДДС. Следва да се има предвид, че заявлението за регистрация по ДДС трудно се отказва, а веднъж регистрирани, ние имаме множество задължения, както и по-големи разходи за счетоводство. В случай, че не сме наясно, по-добре да оставим това тикче немаркирано, а в случай на нужда – нашият счетоводител може да ни направи регистрация на база пълномощното си.
След това подписваме заявлението с електронния подпис. Ще получим входящ номер, чрез който можем да следим движението на заявлението. Обикновено то се разглежда за 1-2 работни дни. В случай, че сме допуснали пропуски, длъжностното лице по регистрацията ще постанови отказ или ще ни даде указания.