Какво всъщност представлява удостоверението?  То доказва, че има регистрирана фирма с посоченото име и номер. Издава се от Търговския регистър с цел да послужи като документ за самоличност на фирмата. Също така, удостоверението съдържа адреса на дружеството, предмета на дейност, капитала, разпределението му, собствениците, начинът на представляване и името на законните представители. Може да съдържа и допълнителна информация, напр. апортни вноски, адрес за кореспонденция с НАП, код по НКИД и др. При акционерните и другите видове дружества (различни от ООД), удостоверението съдържа съответните реквизити.

Валидност: 1 ден. Точно така. Удостоверението за актуално състояние е документ, чиято юридическа валидност е един ден. Той представлява извадка от Търговския регистър по партидата на дадена фирма, която извадка отразява състоянието на тази фирма към деня, в който е направена. Подписът и печатът на Агенция по вписвания удостоверяват, че към определена дата фирмата е имала посочените в документа собственици, адрес, управител, капитал и предмет на дейност. Юридически погледнато, всички тези обстоятелства биха могли да бъдат променени още на следващия и дори в същия ден, в който е издадено удостоверението. По този начин, отразеното в документа ще се окаже невярно.

Регистрирах фирма, нужно ли ми е удостоверение?  Не. Банките, нотариусите, НАП и останалите редовни институции не изискват от фирмите удостоверения за актуално състояние. Нещо повече, чл. 23, ал. 6 от ЗТРРЮЛНЦ изрично им го забранява. За да се уверите, че фирмата ви е регистрирана и съответния консултант е изпълнил услугата, можете да направите справка по вашето ЕГН през сайта на Търговския регистър.

В практиката, удостоверения за актуално състояние (УАС) се изискват от чужбина (за да се уверят чуждите лица, че съществува такава фирма) или от институции, където все още се работи с хартия. Възможно е в някаква процедура да ви бъде изискано такова удостоверение. В такъв случай, понякога се оказва по-лесно да се снабдите с него, вместо да спорите с бюрократите. Когато удостоверението е нужно за чужбина, върху него трябва да се постави още един допълнителен печат (квадратен) от Агенцията по вписвания. Допълнителна информация за това, вкл. как сами да се снабдите с УАС, може да намерите тук: Актуално състояние на фирма.

Търговският регистър (ТР) е публичен и електронен. Когато посетите нотариус, банка, търговски партньор или някоя институция и искате да се легитимирате като представител на фирма, тези лица би следвало да отворят сайта на ТР, да намерят партидата на посочената от вас фирма и да проверят дали вашето име стои там. Така те черпят актуална информация от най-достоверния източник. Ако не направят това, те може да допуснат злоупотреба, приемайки че вие представлявате фирма, която всъщност вече сте продал. Удостоверенията за актуално състояние оставят поле именно за такива злоупотреби. Тези документи се изискваха преди 2008 г., когато регистърът не беше електронен, а се водеше на хартия от фирмените отделения на окръжните съдилища. Тогава нямаше друг начин да се удостовери състоянието на търговците. Днес, чрез уеб-сайта на ТР може да се проверят дори подадените, но все още необработени заявления, т.е. електронния метод за проверка въвежда още по-голяма сигурност.