Начертайте целите си
Един добре разработен план може да защити вашите служители и да запази бизнеса ви по време на пандемията.
Целите може да включват:
- Да намалите рисковете за разпространение на болестта сред персонала.
- Да защитите персонала си от свързаните с пандемията усложнения.
- Да поддържате сравнително нормалното функциониране на бизнеса.
- Да минимизирате въздействието на ситуацията не само върху персонала, но и върху вашите клиенти и бизнес-партньори.
Очертайте ключовите моменти
Определете за себе си какви човешки и други ресурси са необходими за да функционира бизнеса ви.
- Кои работни позиции са необходими за осъществяване на ежедневните дейности на предприятието?
- Кои от тях е възможно да бъдат извършвани от разстояние?
- Кои са вашите ключови партньори, доставчици и изпълнители?
- От какви суровини се нуждае вашият бизнес, за да функционира?
Помислете как ще компенсирате негативите от ситуацията на пандемия.
- Бихте ли могли все пак да бъдете ефективни, ако служителите отсъстват?
- Можете ли да изпълнявате поръчки, ако ваши ключови партньори прекратят работа?
- Как можете да се адаптирате, ако веригата за доставките ви е прекъсната?
Направете оценка на риска на работните места
Определете рисковете за здравето на вашите служители.
Дали при изпълнение на служебните си задължения служителите:
- Имат близък контакт с голям брой хора?
- Прекарват време на рискови места (например болници), където е възможно влязат в контакт със заразени хора?
- Работят с материали, които могат да бъдат замърсени (лабораторни проби или медицински отпадъци)?
Работниците с повишен риск са тези, които са заети в здравеопазването, погребалните агенции, авиацията, управлението на отпадъците или пък пътуват до места, където са регистрирани голям брой заразени.
Прегледайте отново условията на работните места
Уверете се, че политиките и условията на работните места са адекватни на ситуацията.
- Уверете се, че спазвате всички условия за безопасност на труда.
- Предложете на работниците си гъвкави политики за работно време и работно място.
- Уверете се, че те са наясно, че трябва да поискат отпуск по болест в случай, че се чувстват зле, тъй като това може да ограничи разпространението на болестта на работното място и да довете до загуба на значителен човешки ресурс.
- Съобразете препоръките на Министерството на здравеопазването.
Въведете мерки за контрол на инфекциите
Преди, по време и след епидемия, създайте правила и удобства.
- Поставете плакати, които насърчават служителите ви да останат у дома, когато са болни, имат кашлица или други симптоми на COVID-19.
- Поставете дезинфектанти на видни места в предприятието и насърчавайте служителите да ги позлват.
- Осигурете достатъчно чисти кърпи и сапун.
- Инструктирайте служителите да мият ръцете си със сапун и дезинфектант поне 20 секунди.
- Уверете се, че кошчетата за боклук не изискват допир, за да бъдат ползвани.
- Уверете се, че политиките за отпуск по болест са доведени до знанието на всички служители.
- Назначете санитарен отговорник, който да почиства често докосваните повърхности, както и да следи за изпълнение на санитарните правила.
Пригответе се за социална дистанция
Социалното дистанциране цели увеличаване на физическото разстояние между хората и намаляване разпространението на болестта. Ако препоръките на властите включват социална дистанция (както е към момента в Република България), помислете какви политики и процедури позволява вашият бизнес, за да може да работи дистанционно.
- Позволете телефонната и онлайн комуникацията с партньори и клиентии, когато е възможно.
- Разрешете гъвкаво работно време (например поетапни смени).
- Уверете се, че сте осигурили необходимата технология и инфраструктура преди да изпратите служителите си да работят у дома.
- Изпробвайте одобрените от вас методи за комуникация.
- Идентифицирайте и отстранете възникналите за служителите ви проблеми.
Отделете болните служители своевременно
Служителите, които съобщават за температура или остро респираторно заболяване при пристигането си на работа или които се разболяват по време на работния ден следва да бъдат отделени от другите и незабавно изпратени вкъщи.
Уверете се, че:
- Всички мениджъри и служители са наясно с вашите препоръки и ще изпратят незабавно болните служители вкъщи.
- Разполагате с отделна зона, където болните служители могат временно да се изолират. Използвайте това пространство за служители, които се разболяват по време на работния ден и чакат транспорт до дома или медицинска помощ.
Подгответе се за сътресения
- Подгответе се за отсъствия на служители в резултат на заболяване, грижа за деца или болни членове на семейството.
- Бъдете готови да адаптирате вашите бизнес за критични ситуации поради недостиг на служители;
- Подгответе служителите за изпълнение на основните функции, за да може да поемат ключови дейности на други служители, които отсъстват.
- Определете алтернативни доставчици, за да не бъде прекъсната веригата за доставки, в случай, че ваш доставчик е лишен от възможност да работи.
- Дайте приоритет на клиентите с по-големи нужди.
- Пригответе се за временно спиране на работа, ако е необходимо.
Отменете срещите и пътуванията
Обмислете как бихте могли да провеждате срещи или събития, свързани с работата, дистанционно.
Установете протоколи за комуникация
Определете как ще предавате информация за епидемията на служителите и бизнес партньорите си.
- Трябва непрекъснато да информирате служителите и партньорите си, че следите препоръките редовно и че се съобразявате с тях. Те трябва да бъдат спокойни.
- Подгответе се със стратегия за това как да успокоите партньорите и служителите си.
- Бъдете изключително внимателни към средствата за информация и се опитвайте да отсявате фалшивите новини.
Разработка на план за действие
Следва да бъдете наясно кога и как да активирате и прекратявате различните мерки. Обозначете:
- Кои от доверените на вашия бизнес лица трябва да участват при вземане на решенията?
- Кое събитие би следвало да предизвика действия и какви да са те?
- Какви са процедурите?
- Как можете най-ефективно да реинтегрирате служителите, които са отсъствали по време на мерките?
Обсъдете всичко със служителите си
- По-вероятно е планът ви да бъде успешен, ако го споделите със служителите си.
- Поканете ги да помогнат в разработването и преразглеждането на плана. Опитайте се да вземете мнението на различните отдели в предприятието.
- Споделете своя завършен план със служителите и партньорите си. Обяснете какви са предимствата за тях, включително платен отпуск, гъвкаво работно време и др. Много вероятно е да установите, че те са съпричастни към вашите проблеми и са склонни да помогнат за решаването им.